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1月 04

035中小企業でも自社でやるべきIT業務とは

IT革命の波は、企業社会だけでなく一般家庭、個人にまで浸透してきた。小規模企業、中小企業でも、ITから逃げてばかりいるわけにはいかず、むしろ小さいからこそIT活用力を高めて競争力を強化しなければならない。しかし、外部に依存したIT活用力強化だけではだめで、自社でやるべきIT業務は何か、できるだけ自社でやるべきものは何かを知ることが重要である。

□ 一般家庭、個人にも浸透したIT革命
「IT革命」もしくは「情報革命」という言葉がある。人類史上、影響が極めて大きな変化として「農業革命」、「産業革命(工業革命)」に次ぐ第三の波として言及されることがある。果たして農業や工業と同様のインパクトを私たちの生活に及ぼすものかどうかは分からないが、多くの企業で企業活動のあらゆる分野にITが入り込んでいる。近年のもっとも大きな変化は、一般家庭、すなわち個人の生活にまでインターネットを通してITの恩恵が及んで、生活に不可欠の手段になりつつあることであろう。
地域の天気予報、交通機関の乗り換え案内、飲食店の場所やメニューから口コミなど、10年前と生活の変化を比べても実感できる。

□ 市場のIT革命に適応することは必須命題
このような消費社会の変化はまだ始まったばかりだが、企業側からみれば市場が大きな変化の途上にあるということなのである。半径500mを商圏として商売している店が、近辺に特段の競合が現われたわけでもないのに、突然売れなくなってしまった、などということが起こり得る。
つまり個人商店のレベルといえども、顧客とする相手が変わっていくことへの対応はしなければならない、ということだ。ITを活用する力(以下「IT活用力」と呼ぶ)は営業力や商品開発力と同様に、小規模企業、中小企業においても競争力を構成する一要素になっている。逆に小規模企業、中小企業こそIT革命の時代に飛躍するチャンスがあるともいえるが、今回は、中小企業のIT活用力を高めるための進め方について考えてみたい。

□ ITマネジメントを補う外部委託活用の考え方
企業でITを活用していくための様々な活動をまとめて「ITマネジメント」ということにするが、ITマネジメントには実に様々な活動があり、中小企業ですべてを高度に行なうことは不可能に近い。自社の身の丈、ビジョンに合わせてポイントを押えたものとすることが重要である。
自社で足りない力は外部委託により調達するわけだが、大企業と中小企業では、そのポイントが異なる(*1)。中小企業では、専門知識よりも外部委託を十分に活用する力を身につける必要があるが、それでも外部委託せずに自社で「やるべき」、あるいは「やりたい」、次のようなIT関連業務がある。

□ 自社でやるべきIT関連業務
生産、販売など、通常自社でおこなう基幹業務を外部委託(アウトソーシング)する特殊な例を除けば、事業の戦略策定と実行にかかわる次のような業務は自社でやるべきである。
(1)IT戦略策定
難しそうに聞こえるが中長期のIT整備計画と考えればよい。IT戦略は事業の戦略、会社全体の経営戦略とも密接な関わりがあり、事業の主要な推進手段となる場合もあるからである。
(2)システムの企画、要件定義
業務の改革を支えるシステムの企画は、業務の企画、設計と表裏一体のものである。部分しか関わりをもたない外部の力が及ばないこともあるからだ。
(3)システム導入プロジェクトの全体管理
プロジェクトの管理は、システム開発の委託先もその責任範囲で行なうのは当然だが、全体をコーディネートするのは自社しかない。
(4)外部委託の管理
これは言わずもがなである。

□ できれば自社でやりたいIT関連業務
外部に委託することも可能だが、コスト、スピード、柔軟性の面で、できれば自社でやりた業務は次のようなものである。
(1)職場のパソコン、ネットワーク管理
機器の故障などを除けば、日常の利用における問題解決はそれほどの専門性は必要ない。できれば自社要員を養成することでおこないたい。
(2)システム運用、システム障害窓口
こちらも専門性は高くないので、ノウハウを蓄積しながらおこなう体制で進めたい。
(3)ちょっとしたデータ加工処理
ある期間の特定経費の推移をリスト化するなど、非定型でちょっとしたデータ加工は、経営者、管理者の意思決定に役立つ。要員の養成が必要だが、Excel-VBA、Access、PHPとMySQL、Filemakerなどで、ある程度のプログラムが作れると重宝することも多い。

以上のようなものだが、すぐにできるようになるのは難しい場合も多いので、時点時点の目標を定めて、計画的に組織のIT活用力強化を進めていただきたい。
(2012.4.25 執筆:山田一彦)
*1:当サイト記事「中小企業で効果的なIT外部委託の考え方